Tietojen syöttämistä helpottaa huomattavasti, jos luodaan sisältörivien määrän mukaan vaihtuva (dynaaminen) luettelo. Tässä ohjeessa muodostan kaksi lähdeluetteloa: osastot ja osastojen henkilöt. Osastoja ja henkilönimiä voidaan vapaasti lisätä tai poistaa niiden lähdetietojen alueella, eli taulukoissa. Kun tietoja sitten valitaan tietoriveille, luettelot ovat aina automaattisesti ajan tasalla.

Tietorivien lisääminen taulukkoon

Näytän oheisella videolla ensin, miten tietorivejä voidaan taulukkoon lisätä. Olen luonut taulukon, johon voidaan syöttää osastojen työntekijöihin liittyviä tietoja. Syötän ensimmäiseen kenttään päiväyksen, kun siirryn seuraavaan kenttään, näkyviin tulee luettelo, josta voin valita osaston. Esimerkiksi kun valitsen osastoksi markkinoinnin, seuraavassa kentässä näytetään vain markkinoinnin henkilöt.

Kuvan Excel-kaavassa on suora viittaus

Vastaavasti, jos vaihdan osastoksi myynnin, näytetään vain myyntiosaston henkilöiden nimet.

Katso oheiselta videolta, miten helposti tietojen syöttäminen tapahtuu. Ja ennen kaikkea, miten tällaisen taulukon voit muodostaa itse.

Lähdetietojen muodostamisen vaiheet

  • Luodaan tarvittavat luettelot eri osastoista ja niiden työntekijöistä (esimerkki)
  • Muunnetaan luettelot taulukoiksi ja nimetään taulukot
  • Luodaan luetteloiden otsikkotiedoista osastojen luettelo
  • Määritellään osastojen henkilöluettelot erikseen (osaston mukaan)

Muodostetaan tietojen syöttämisen alue

  • Kirjoitetaan sarakeotsikot ja muunnetaan tiedot taulukoksi
  • Tehdään toistuvat muotoilut, kuten pvm ja valuutta
  • Lisätään Osasto ja Nimi -luettelot ja määritellään  tietojen lähdealue

Avaa oheisesta linkistä dynaamisen luettelon harjoitustiedosto Dynaamisesti muuttuva luettelo.xlsx

Tilaa uutiskirje!

Saat ensimmäisten joukossa uudet blogipostaukset. Uutiskirjeeissä on ajoittain myös markkinointiin liittyvää sisältöä.

Lähetän uutiskirjeen noin kerran viikossa. Voit peruuttaa uutiskirjeen tilauksen milloin vain.

Hyväksyn vielä sähköpostiini saapuvan vahvistusviestin.